イベントを成功させるためには、しっかりとした企画書の作成が欠かせません。企画書は、イベントの目的や内容、スケジュールを関係者に伝え、スムーズな進行をサポートするための重要なツールです。
本記事では、イベント企画書の書き方や記載すべき項目について詳しく解説し、作成の目的やポイントも紹介します。これから企画書を作成する方に向けて、役立つ情報をお届けします。
イベント企画書を書く目的
イベント企画書は、イベントを成功させるために必要な要素を整理し、関係者全員で共有するために作成されるものです。企画書を通じて、イベントの目的やターゲット、具体的な内容、運営スケジュール、予算などを明確にすることで、計画的に準備を進めることが可能になります。
以下では、イベント企画書を書く具体的な目的について詳しく解説します。
社内・社外ともに認識をすり合わせるため
イベント企画書の大きな目的の一つは、社内外の関係者との認識をすり合わせることです。企画書を通して、イベントの目的や内容、進行方法について明確にすることで、関係者全員が同じ目標を持って取り組むことができます。
また、イベント企画書は決裁者に内容を伝えて開催の承認を得るために作る場合もあります。その際は、どのくらいの予算が必要なのか、開催のゴールは何なのかなどを明確に定め、どのくらいの効果があるか、KPIなども定量的に定めておくことが大切です。
長期間のスケジュール管理をするため
イベントは通常、計画から実施まで長期間にわたることが多いため、スケジュール管理が重要です。企画書にスケジュールを明確に記載することで、イベント準備の進行状況を把握しやすくなり、必要な調整をタイムリーに行うことが可能です。
また、具体的な日程やタスクを整理することで、進行が遅れている箇所やリソースの再配分が必要な部分を早めに発見し、対応することができます。イベント企画書は、全体のスケジュールを一元管理し、各ステップを計画的に進めるための重要なツールとなります。
イベントはマーケティング施策として重要性が高いため
イベントは、マーケティング活動の一環としても大きな効果を持ちます。
株式会社東京アドエージェンシーが実施した「BtoB企業 広告活用実態調査」によると、実施した中で効果が良かった施策として「展示会・セミナー」と答えた企業は22.5%と、Web広告に次いで効果が良かったと感じている結果となっています。
このように、イベントは直接的な顧客との接点を持ち、商品やサービスの魅力を伝える絶好の機会です。
企画書を通してマーケティングのゴールやターゲットの詳細、集客方法を明確にすることにより、イベントの影響を最大化するための戦略を立てることができます。企画書がしっかりと作成されていると、スポンサーやパートナー企業に対してもイベントの価値を具体的に説明しやすく、協力を得るための説得材料となるでしょう。
マーケティング施策としてイベントを効果的に活用するためには、企画書を通して戦略を具体的に練り上げることが成功への鍵となります。
一枚企画書とは？
企画書の要点を1枚にまとめたものを、「一枚企画書」「ワンシート企画書」などと呼ぶこともあります。一枚企画書は、企画についてを簡潔にまとめているため、分かりやすいのが特徴です。しかし、深い内容までは分からないことがデメリットです。
企画書は何度もブラッシュアップしていくことも多いため、最初のたたき台としてまずは一枚で制作するというのも良い方法です。
イベント企画書の書き方
イベント企画書を書く際には、目的や構成を明確にすることが重要です。しっかりとした企画書があれば、関係者に対してイベントの内容を伝えるだけでなく、企画全体の進行をスムーズに進めるための指針としても機能します。
以下に、イベント企画書の具体的な書き方を解説します。
イベントの目的・ゴールを決める
最初に、イベントの目的とゴールを明確に設定します。これにより、企画書全体の方向性が決まり、各項目の内容を整理しやすくなります。
目的は、「新商品プロモーション」「顧客のリード獲得」「ブランド認知向上」など、具体的に設定することが望ましいです。
ゴールは、数値目標や成果を明確に示すことで、後の評価基準となります。例えば、「イベント参加者数を500名にする」「20枚名刺交換をする」など、達成度を測定できるゴールを設定しましょう。
企画内容に合わせて構成を作る
イベントの目的とゴールが決まったら、次に企画書の構成を考えます。企画内容に応じて、最低限以下のような要素を盛り込むと効果的です。
- イベント概要:
イベントの名称、日程、場所、対象者など、基本情報を記載します。 - コンセプト:
イベントのテーマやメッセージを明確にし、ターゲットにどういった印象を与えたいのかを説明します。 - 具体的なプログラム内容:
イベントの進行スケジュールやアクティビティの詳細を示し、どのように参加者を引き付けるかを記載します。 - 予算:
必要な費用をリストアップし、予算内での実現可能性を確認します。 - プロモーション計画:
集客のための広告手段やSNSを活用したマーケティング施策を記載します。
これらの項目を組み合わせ、企画内容に合わせた構成を作ることで、わかりやすく説得力のある企画書を作成することができます。
以下では、イベント企画書に記載すべき項目を紹介するので、そちらも参考にしてください。
イベント企画書に記載すべき項目
イベント企画書を作成する際には、重要な要素を漏れなく記載することが必要です。
各項目をしっかりと整理して書き込むことで、関係者全員がイベントの目的や進行計画を理解しやすくなり、円滑な運営が可能となります。
ここでは、イベント企画書に記載すべき項目について説明します。
イベントの目的
企画書には、まずイベントの目的を明確に記載します。これは、「新規顧客の獲得」「ブランドの認知向上」「製品のプロモーション」など、イベントを実施する意図を示す重要な要素です。目的を明確にすることで、企画書全体の内容がブレることなく統一され、計画を進めやすくなります。
また、目的はゴール設定やKPIの測定基準にも影響するため、具体的かつ達成可能な内容に設定しましょう。
ターゲット・ペルソナ
ターゲットとする参加者層やペルソナを明確に定めることも重要です。年齢、性別、職業、趣味など、ターゲット層の特徴を具体的に記載し、その人物像に響くコンセプトやメッセージを考慮して企画を練ることが必要です。ターゲット設定が明確であれば、効果的な集客方法やイベント内容の最適化が容易になります。
また、ペルソナを設定することで、参加者の視点に立ったアプローチが可能となり、より多くの共感を得るイベントを企画できます。
イベントの概要
イベントの概要では、基本的な情報を簡潔にまとめます。
具体的には、イベントの名称、開催日時、場所、参加者数の目標などを記載します。さらに、どのような形式（セミナー、ワークショップ、展示会など）で行うのか、オンラインやオフラインとのハイブリッド開催かどうかといった詳細も書き加えるとよいでしょう。
概要は、企画書を一目見たときにイベントの基本情報が把握できるように記載することがポイントです。
イベントのゴール・KPI
イベントが成功したかどうかを判断するためには、具体的なゴールとKPI（重要業績評価指標）の設定が必要です。
ゴールは「売上を10%増加させる」「新規リードを100件獲得する」など、数値化できる目標が望ましいです。KPIは、イベントの進行状況や成果を測定するための指標であり、例えば「アンケート回答率」「名刺交換数」「SNSでのシェア数」など、達成度を評価するための具体的な指標を設定します。
効果測定の方法
イベント後に効果を測定するための方法も企画書に盛り込みましょう。
効果測定の具体的な方法としては、参加者アンケート、販売データ分析、SNSの反応分析、Webサイトのトラフィック解析などがあります。どのような指標を使ってイベントの成功を評価するかを事前に決めておくことで、結果に基づいた改善策を打ち出しやすくなります。
予算・内訳
イベントを実施するためには、予算の見積もりが欠かせません。
企画書には、必要な費用の内訳を詳細に記載し、全体の予算管理をしやすくすることが求められます。費用には、会場費、宣伝費、人件費、物品調達費などが含まれ、それぞれの項目ごとに見積もりを提示します。
予算計画を明確にすることで、予期しない出費を防ぎ、適切なコスト管理が可能となります。
日程・スケジュール
イベントの準備から開催、アフターフォローまでのスケジュールを記載します。
企画書には、各タスクの開始日と終了日、重要なマイルストーン（例えば招待状の送付、広告開始、リハーサルなど）を明確に記載することで、関係者が計画通りに進められるようにします。
スケジュール管理が適切に行われることで、イベントがスムーズに進行しやすくなります。
担当者の役割
イベント運営に関わる担当者とその役割を明確にします。誰がどのタスクを担当するのか、責任者やサポートスタッフなどの役割分担を企画書に記載することで、スムーズな進行が期待できます。
役割を明確にしておくことで、各担当者が自分の業務に集中しやすくなり、トラブル発生時にも迅速な対応が可能になります。
企画書を作成するときのポイント
イベント企画書を作成する際には、いくつかの重要なポイントを押さえることで、関係者にとって理解しやすく、実行に移しやすい企画書を作ることができます。
以下に、企画書を作成する際に意識するべきポイントを紹介します。
分かりやすさを重視する
企画書は、関係者全員が同じ内容を理解し、認識を共有するためのものです。そのため、文章が長すぎたり、専門用語が多用されると伝わりにくくなる可能性があります。
できるだけ簡潔に、重要な情報を分かりやすくまとめましょう。箇条書きや図表を使って情報を整理すると、視覚的に理解しやすくなります。
また、全体のレイアウトやフォントサイズにも注意を払い、読みやすいデザインを心がけることが重要です。
スケジュールに余裕をもって作る
イベント企画書を作成する際には、スケジュールに余裕をもたせておくことが大切です。企画書作成がギリギリになると、内容の見直しや追加の調整が難しくなり、結果として不完全な企画書が提出されるリスクがあります。
余裕をもってスケジュールを立てることで、必要に応じた修正や改善がしやすくなり、企画書の完成度を高めることができます。
特に、大規模なイベントや関係者が多い場合には、早めの準備が成功の鍵となります。
修正を前提として早めに作る
イベント企画書は、一度作成したら終わりではなく、複数回の修正や調整が行われることが多いです。関係者からのフィードバックを反映したり、新たに判明した情報を追加する必要が出てくることもあります。
そのため、修正を前提として企画書は早めに作成し、関係者に確認を依頼することが望ましいです。
早い段階でのフィードバックを得ることで、企画内容の精度を高めることができ、結果として質の高いイベント運営につながります。
6W2Hを意識して作る
企画書を作成する際には、6W2H（What、Why、Who、When、Where、Whom、How、How much）を意識して書くことが大切です。
6W2Hを意識することで、企画書に必要な情報を網羅し、企画の全体像を関係者に伝えやすくなります。
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What（何を）：イベントの内容やテーマを明確にする |
これらを意識して情報を整理すると、内容が抜け漏れなく記載され、説得力のある企画書が完成します。
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まとめ
イベント企画書を作成する際には、目的やゴールを明確にし、関係者全員が理解しやすい形で情報を整理することが重要です。イベントの成功には、適切なスケジュール管理や予算計画、関係者間の認識をすり合わせることが不可欠です。
また、イベント運営に信頼性のあるツールを導入することは大きな効果を発揮します。
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